Tra le varie competenze e mansioni, ciò che ci distingue maggiormente è l’attività organizzativa, gestionale e di controllo, che deve soddisfare i requisiti di efficienza richiesti dall’ambiente di lavoro. Di fatto i servizi di cui ci occupiamo sono legati alle infrastrutture fisiche oppure possono essere servizi che migliorano le condizioni del posto di lavoro e del modo in cui un immobile viene abitato. Nella prima categoria rientrano la gestione della manutenzione di impianti elettrici, di riscaldamento o antincendio degli edifici. Tra i servizi della seconda categoria troviamo invece i servizi di pulizia, di reception e portierato di un edificio oppure la mensa aziendale per citare i principali.

Come un facility manager gestisce le proprie competenze

Le competenze proprie di un facility manager sono molteplici e inerenti a diversi ambiti, tra cui non manca di certo la propensione al dialogo ed il confronto con il cliente. Ma in concreto, di cosa si occupa chi gestisce le facilities di un condominio o di un grande retail?

Il facility manager deve analizzare le necessità dei propri interlocutori e pianificare la gestione delle risorse a disposizione sia per i servizi legati alle infrastrutture (hard services) sia per quei servizi migliorativi per l’azienda (soft services). Deve poi essere in grado di stabilire una previsione di spesa e la ripartizione dei costi per centro di costo, ma soprattutto definire i piani di manutenzione del cliente, delle sue strutture e degli impianti, decidendone le procedure operative sino al loro “follow up”.

Facility manager e patrimonio immobiliare

C’è poi un aspetto non legato alle manutenzioni o alla gestione dei servizi: si tratta della pianificazione del patrimonio immobiliare, una gestione che, a seconda dei casi, prevede la loro cessione o l’acquisto oppure una conversione d’utilizzo dovuto al mutare delle condizioni.

In tutto questo il facility manager è la figura professionale che gestisce il personale, inteso come le squadre che si occupano degli interventi (elettricisti, muratori, fabbri, imbianchini, etc…), mantiene i rapporti con il cliente e verifica che ogni intervento sia esso straordinario oppure ordinario venga eseguito nei tempi e nel rispetto delle indicazioni.

Massima efficienza al minor costo: le parole chiave di un buon facility manager

Una volta pianificati i servizi ordinari e dopo aver gestito eventuali emergenze attraverso chiamate a servizi straordinari di facilities, il facility manager ha il compito di analizzare i risultati della gestione. Una parte importante del suo lavoro riguarda, infatti, la valutazione degli eventuali scostamenti tra quanto ipotizzato in preventivo e quanto di fatto speso a consuntivo, analizzando la qualità dei servizi offerti e sapendo riconoscere eventuali criticità e sprechi.

L’obiettivo di ogni facility manager è quello di efficientare al massimo l’erogazione dei servizi, risparmiando sui costi, a seconda della tipologia di gestione dell’azienda di facility management a cui fa capo. Può raggiungere l’obiettivo rinegoziando alcuni contratti di fornitura oppure cercando nuove soluzioni, anche tecnologiche, in grado di ottimizzare la spesa senza ledere la qualità del servizio offerto.

Sempre presente nell’attività del Facility Manager è l’attenzione al rispetto delle norme sulla salute e sicurezza sull’ambiente di lavoro (81/08), norme che ad oggi impattano sulle molteplici attività che sono nella gestione del Facility Manager.

L’evoluzione del Facility Manager

Con l’evoluzione del mercato del lavoro si è evoluta anche la figura professionale del facility manager, tanto che oggi il ruolo diventa parte attiva di una nuova cultura della collaborazione, della sostenibilità ambientale, della condivisione di informazioni e delle iniziative di innovazione e ha un coinvolgimento diretto e strategico sul business. Soprattutto, deve avere a che fare con nuove frontiere della gestione delle facilities, quali le dinamiche relative a Energy Management, Risk Management, Data Collection e Data Analytics, Manutenzione Predittiva e Data Monetization.

Come diventare facility manager

Anche per via della varietà delle mansioni di cui si deve occupare, non esiste un percorso formativo ad hoc per diventare facility manager. Tuttavia, chi decide di intraprendere questa carriera deve possedere un buon bagaglio di formazione tecnica, aver fatto un percorso di studi inerente al settore dell’edilizia (Geometra – Architetto – Ingegnere), anche se l’ elemento importante quanto il percorso di studi è legato all’esperienza. Talvolta il fattore esperienziale su aspetti tecnici ed economici della gestione degli edifici gioca un ruolo decisivo nella scelta del personale.

In altri casi, ciò che può diventare davvero rilevante in una selezione è la specifica competenza nella gestione del retail, oppure di stabili a uso abitativo, oppure ancora di stabilimenti produttivi: una carriera che può iniziare da addetto alle facilities, ruolo nel quale si possono acquisire le prime competenze specifiche per poi raggiungere il ruolo di facility manager.